Hay momentos en que parece que nos perdemos entre todas las tareas que tenemos que hacer. Hay veces que sentimos que no avanzamos en nuestro trabajo, que se quedan muchas cosas al final del día. De alguna manera hemos perdido la perspectiva de nuestras tareas y con ello nuestra confianza en lo que podemos hacer y en cómo avanzamos.
En alguna ocasión hace bastante tiempo hablé sobre usar una unidad de tiempo u otra al organizar nuestras tareas. Teniendo en cuenta que la unidad básica para organizarse tareas es el día, vamos a retornar a lo básico para centrarnos de nuevo mediante este ejercicio.
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Al principio del día tienes que coger un papel y un boli y apuntar la lista de cosas que quieres tener hecha al final del día. Por supuesto también vale una nota de texto en el móvil. Lo importante aquí es que tiene que ser algo sencillo que tengas a mano todo el día y donde puedas ir tachando lo que has hecho.
Aquí hay que olvidarse de prioridades, estimaciones o demás. Piensa sólo en lo que tienes que hacer hoy, sí o sí. Olvídate del resto de semana. Además tienen que ser tareas que puedas completar en el día. A medida que vas completando tareas, ve tachándolas. Cuando llegue el final de la jornada revisa cómo lo has hecho.
¿Has terminado todo lo que te habías propuesto? ¡Perfecto! Mañana puedes intentar repetirlo y ver si ya estás ubicado de nuevo, o volver a tu rutina normal a partir de esta base.
¿Te han quedado cosas por hacer? Es el momento de analizar por qué ha sido así. Puede que haya sido porque te han interrumpido mucho, porque has trabajado en otras cosas que no tenías previstas, porque has preferido hacer otras tareas, o porque has sido muy optimista y pensabas que te iba a llevar menos tiempo. Mañana te toca repetirlo con una estimación más realista.
Este ejercicio viene bien a varios niveles:
- Reduce tu nivel de estrés: reduces el número de tareas que tienes pendientes de manera efectiva
- Aumenta tu nivel de concentración: en caso de distracciones tienes esa lista que actúa como un ancla para volver a centrarte.
- Enseña a redactar tareas como objetivos: te obliga a describir la tarea como algo que puede estar hecho o no hecho. No hay ambigüedad.
- Mejora tus estimaciones: te enfrenta a la realidad de si fuiste demasiado optimista o pesimista a la hora estimar lo que has podido terminar en un día, y te permite ajustarte.
Incluso si tienes un sistema propio de tareas en el que confíes, te reto a que lo hagas durante unos días y compruebes lo eficaz que eres con las estimaciones.