«Yo uso el correo para gestionar mis cosas por hacer» Es una respuesta típica al preguntar a alguien sobre cómo gestiona sus tareas. Si tenemos pocas tareas puede parecer el mejor método. Sin embargo, al aumentar nuestra carga de trabajo estaremos atrapados en un sistema de trabajo sin mecanismos para reducir nuestro estres, en una espiral que nos hará sentirnos improductivos sin saber por qué.
Aquí os apunto cuatro inconvenientes de usar el e-mail como lista de tareas:
1.- No puedes priorizar ni filtrar tus tareas
Sí, ya se que hay etiquetas carpetas, búsquedas y demás… pero eso es como el que se monta el ERP de la empresa con macros de Excel. Una maravilla del ingenio, pero estaréis de acuerdo conmigo en que tiene que haber soluciones mejores.
2.- Lo asuntos de los mensajes los fijan los demás, no tú.
Cada vez que ves la lista de asuntos, tienes que hacer el esfuerzo de recordar qué es lo que hay detrás del asunto y recordar lo que tienes que hacer. No te digo ya nada si el asunto está mal escogido y te tienes que leer el correo. Eso hace que el recorrer tu lista de tareas sea bastante ineficaz. Sería mejor que tú mismo escribieras lo que tienes que hacer, ¿no?
3.- No puedes añadir tus propias notas.
Vale… te puedes responder a ti mismo con otro correo, pero no puedes modificar el texto después. Sólo puede añadir textos y además estás polucionando el mensaje con tus propias notas.
4.- La única forma de añadir tareas es mediante el correo.
¿Qué pasa si tienes una tarea que no te llega por correo? Fácil: te mandas un correo a ti mismo ¿Y eso no te da una pista de que el e-mail no sirve para gestionar tareas?
En resumen:
Un sistema de gestión de tareas tiene que reducir tu nivel de estrés y debe robarte el mínimo tiempo posible. Y el usar el correo como gestor de tareas tiene estos inconvenientes muy sencillos que hacen exactamente lo contrario. Y eso es verdad y lo sabes. En cuanto aumente tu carga de trabajo, deberás dedicar un tiempo a plantearte cómo te organizas, y aquí estoy yo para ayudarte.
¿Tú usas el correo para gestionar tus tareas? ¿Y estás contento con la cantidad de tiempo que dedicas a gestionarlo al día o preferirías reducirlo?