Dentro de nuestras tareas personales suele haber cierto tipo de tareas que aparecen de vez en cuando y que suelen perseguir nuestra conciencia. Son tareas largas, a las que deberíamos dedicar varias horas seguidas para completarlas, pero que por mil motivos nunca conseguimos empezar, y mucho menos acabar. Veamos un método para acabar con ellas ya.
Identifica las tareas problemáticas
¿Sabes de que tareas te hablo? Suelen ser aburridas y que nos motivan poco. A veces lo que ocurre es que requieren mucho tiempo o esfuerzo. La fecha límite suele estar lejana, o directamente no tienen plazo. Son independientes, con lo que se pueden retrasar sin consecuencias. Pero es algo que te persigue semana tras semana y que sabes que tienes que acabar. La frase típica de estas tareas es: «Si puediera dedicar una mañana a este asunto lo terminaba».
Algunos ejemplos que se me ocurren: revisar y corregir un informe de 50 páginas, preparar un inventario de máquinas, traducir un sitio web, actualizar los plug-ins de todos nuestros clientes, etc. Seguro que podrías añadir más ejemplos de tu experiencia personal.
Estrategia de productividad
Una estrategia típica aunque normalmente inútil es reservar en nuestro calendario varias horas seguidas con la convicción de que la acabaremos de una sentada. Sin embargo, la baja prioridad hace que siempre haya cosas más importantes, o urgentes, o motivantes que hacer. Y al final coges el evento y lo retrasas una y otra vez, y así seguimos sin completarla.
Os propongo una estrategia mucho más efectiva: Ya que no has conseguido acabar con ella toda de golpe, vamos a planificarnos para trabajar un poco cada día en esa tarea. Sigue estos pasos:
- Escoger cuál sería el mejor momento del día para trabajar en ella. Puede ser por la mañana, antes de comer, a media tarde. Si al cabo de unos días ves que es mejor otro momento, cámbialo y comprueba si es mejor.
- Escoge cuánto tiempo vas a dedicar al día: Creo que la mejor medida es 30 minutos al día, ya que no supone un gran esfuerzo, abre la posibilidad a trabajar un poco más si te sientes cómodo en la tarea y tienes tiempo.
- Reserva tiempo en el calendario: todos los días a la misma hora la misma cantidad. Ponte una alarma para que te avise que tienes que empezar.
- Cuando trabajes en ella evita distracciones como el teléfono, mail o visitas: sólo son 30 minutos, y seguro que el 95% de las interrupciones pueden esperar ese tiempo.
Eficiencia o eficacia
Muchos pensareis que hay tareas que no se pueden hacer poco a poco porque requieren un tiempo de “calentamiento” para ser productivos en ella, y tenéis razón. Sin embargo, recordad que nuestro objetivo es terminar la tarea, aunque no sea de la manera más eficiente posible. Lo importante es acabarla, aunque sea en más tiempo.
Pongamos un ejemplo: Si tienes una tarea que podrías completar en 3 horas seguidas quizá tardes 5 horas si trabajas en tramos de 30 minutos. Por otro lado, seguro que te es más fácil reservar 30 minutos todos los días que no 3 horas de golpe, sabiendo así que en dos semanas lo has completado.
Beneficios
Como beneficio extra a todo lo comentado, vamos a encontrarnos con estas ventajas adicionales:
- Avanzar en la tarea hace que sea más motivador trabajar en ella, ya que vemos más cercano el completarla.
- Puedes compartir tu progreso. Es diferente tener que decir a tu jefe “Me había reservado ayer para trabajar en ello pero al final no pude” a poder decir: “Está a la mitad… Si quieres puedes ver cómo va”.
- Generas un hábito personal para trabajar en cierto momento del día en este tipo de tareas.
- Aprenderás a conocer mejor tu propio estilo de trabajo, y te será más fácil reconocer estos tipos de tareas para enfrentarte a ellas.
Conclusión
Las cosas grandes se hacen poco a poco, y eso también cuenta para nuestro trabajo. Escoge una de esas tareas que no consigues terminar y haz una prueba con este método. No tienes nada que perder, y estoy seguro de que acabarás satisfecho con los resultados.