El primer paso para tener reuniones eficaces: fijar un objetivo

Una de las plagas de nuestro trabajo es la falta de reuniones eficaces: tenemos demasiadas reuniones, que se alargan más allá de lo previsto, y además salimos de ellas con la sensación de haber perdido el tiempo.

Esto hay que cambiarlo: Una reunión eficaz es una herramienta de comunicación y coordinación entre varias personas. Hay que aprender a usarlas bien, ya que puede ocurrir que si no se utilizan adecuadamente produzcan un efecto negativo en el equipo. Hoy vamos a dar el primer paso para mejorar nuestras reuniones, tanto las que organizamos nosotros mismos, como a las que acudimos.

¿Qué es una reunión eficaz?

Una reunión eficaz es aquella que cumple los objetivos que se había propuesto, y para cuya consecución se organizó la reunión. Es sencillo y evidente, pero es increíble las pocas veces que vemos el objetivo de la reunión escrito, no digo ya en las notas de reunión, si no en la propia convocatoria.

Primer paso: Fijar el objetivo de la reunión

Pensemos de manera práctica y dejemos de lado la teoría sobre cómo redactar objetivos (SMART).  Simplemente deberemos redactar una sentencia que al final de la reunión  podamos decir fehacientemente si se ha cumplido o si no se ha cumplido. Un ejemplo de objetivo mal redactado es «reunirnos para discutir la oferta», que deberíamos transformar en algo más concreto, como «leer la oferta juntos y construir una lista con comentarios».

Vamos a ver unos ejemplos de objetivos de reunión:

• Hacer una lista de acciones, con fechas y responsables.
• Comentar las tareas individuales, para que todos los miembros del equipo conozcan los trabajos de sus compañeros y podamos detectar posibles interacciones.
• Informar a los usuarios sobre el porqué de la actualización, y de qué pasos debe seguir si tienen un problema.
• Decidir si la situación actual es problemática, y si es así designar a la persona que se encargará de ello.

Si organizas tú mismo la reunión

Cuando mandes la convocatoria de reunión, usa el campo de comentarios para escribir claramente «El objetivo de la reunión es…«. El campo «Asunto» no es adecuado para esto.

Cuando empieces la reunión, di claramente en voz alta cuál es el objetivo de la reunión, y explica que cuando acabe el tiempo debería de haberse cumplido el objetivo.

Al final de la reunión da tu opinión sobre si se ha conseguido o no el objetivo. Esto indicará a los asistentes la importancia que tenía para ti el cumplir el objetivo, y para la siguiente reunión ya no se sorprenderán con ello.

Si te invitan a una reunión

Antes de la reunión puedes preguntar por correo al organizador cuál es el objetivo, explicando que así te podrás preparar la reunión mejor. Otra opción es comentarlo al principio de la reunión, como por ejemplo… «Supongo que el objetivo de esta reunión es… » y aquí añades lo que entiendes tú que puede ser. Así obligas a todos los presentes a pensar en ello y a ponerse de acuerdo en ello.

Ventajas de reuniones con objetivo definido

Tener un objetivo para cada reunión es una herramienta que podemos usar de varias maneras:

• Puede usarse para redirigir la discusión: «Eso que discutís es muy interesante, pero mejor lo comentamos luego, porque el objetivo de esta reunión es… «
• Todo el que atienda a la reunión tendrá claro qué es lo que se espera de él.
• Los asistentes tendrán más información sobre cómo será el desarrollo de la reunión.
• Al finalizar puedes medir de manera objetiva si ha sido un éxito de reunión o un fracaso, en lugar de guiarte por sensaciones.

Conclusión

El primer paso para tener una reunión eficaz es definir el objetivo a conseguir y comunicarselo a todos los participantes. Así que ya sabes… Mira en tu calendario la próxima reunión que tienes y dime si cumple este primer paso para ser eficaz.