Tomar notas de reunión parece una de las tareas más desagradecidas que hay: Hay que escuchar con atención todo lo que comentan otras personas y escribirlo con todo lujo de detalles para que luego con suerte no se necesite volver a leer nunca. Sin embargo es una tarea muy necesaria que en más de una ocasión nos puede salvar de un aprieto. Vamos a ver unos consejos para tomar notas de manera más eficaz.

¿Deben tomarse siempre notas de reunión?

Mi respuesta es que siempre se debe tener un instrumento para controlar de qué se habla y qué temas hay pendientes para la siguiente reunión. No tiene por qué ser unas notas de reunión, puede ser una lista de tareas, un diagrama, un panel en la pared tipo SCRUM o algo similar. Por ejemplo, si el objetivo de nuestra reunión es revisar el estado actual de unos trabajos, podemos tener un listado de tareas y comentar con su responsable cómo vamos, que dificultades hay, y demás asuntos.

Si tenemos alguna reunión donde no tenemos ninguna herramienta ya hecha para este seguimiento deberíamos buscarla, y la solución más sencilla es un simple documento de texto al que llamemos “Notas de Reunión”.

¿Qué debe contener unas notas de reunión?

Todas las notas de reunión deberían tener una parte común al principio que sean los “metadatos” de la reunión: un título, una fecha y hora de comienzo y fin, un listado de asistentes y un objetivo. Con eso podemos empezar la reunión.

Una vez que empecemos iremos añadiendo un título por cada punto principal que vamos trabando en la reunión, sin mucha más formalidad. Simplemente debemos escribir lo que pondriamos en un correo si quisiéramos contárselo a alguien. No hace falta entrar en muchos detalles, ya que todos sabemos de qué estamos hablando y conocemos el contexto. Lo importante es que sean útiles para la siguiente reuniónpara recordar qué es lo que dijimos. Si hay frases que creemos importantes de ser recordadas, tales como decisiones, problemas o similar, lo subrayo directamente en el texto.

A parte de lo que se habla, es muy importante tomar nota de las tareas. Si detecto alguna tarea que debe hacerse, la añado directamente en ese punto. Uso un indicador para decir que es una tarea y que la gente reconozca. A mi me gusta dibujar un cuadradito usando corchetes [   ] Eso me permite marcarla más adelante como hecha poniendo una X en medio [X], como si se tratara de un check list.

La parte más importante de la tarea es el sujeto: Debe ser una persona de las que están en la reunión y debe comprometerse a hacerlo. Incluso si en realidad es otra persona quien debe hacerlo, alguien de la reunión deberá comunicárselo. En ese caso la tarea sería algo así: «David comunicará al jefe de proyecto que debe preparar una diapositiva para la siguiente reunión»

¿Cuánto tiempo lleva escribir las notas de reunión?

Escribir notas de reunión debería llevarnos el mínimo tiempo posible, y la mejor forma de conseguirlo es escribirlas mientras estamos en la propia reunión. Si luego necesitamos tiempo para pasarlas a limpio, revisar el formato o similar, entonces debemos intentar atajar esos problemas para conseguir salir de la reunión con todo el documento listo, bien con un formato más sencillo o con una redacción más informal.

El escribir las notas durante la reunión puede parecer poco eficaz, ya que puede que necesitemos tiempo para escribir con claridad lo que se ha comentado de viva voz. Sin embargo, esta práctica hace que las reuniones lleven un tono más pausado, dotando a la reunión de un tono más reflexivo y mayor implicación de los participantes. Y nadie se va a molestar porque la persona que está tomando notas diga «Espera un momento, que estoy terminando de escribir lo anterior». Al contrario, da un toque profesional. Además todo el mundo agradece que sea otro el que esté escribiendo las notas de reunión 

Conclusión

Recordad que nuestro objetivo no es tener unas notas de reunión perfectas, si no que las notas de reunión son una herramienta para conseguir reuniones más eficaces. Todo el trabajo que se dedique a las notas de reunión tiene que ir orientado a que sean más útiles.

El beneficio de escribir notas de reunión más evidente es tener pruebas de lo que se ha dicho y acordado. Sin embargo, existen muchas más ventajas que hace que el tomar notas de reunión nos ayude en nuestras reuniones día a día, y no solo para resolver conflictos, y de eso os hablaré en un próximo artículo.

Y en vuestro caso, ¿recordais alguna vez que hayáis dicho «Gracias a Dios que tengo las notas de reunión»?