Me suele ocurrir cuando trabajo con estudiantes que al encargarles un trabajo no saben por dónde empezar: les resulta dificil transformar un objetivo general en acciones concretas, en las que se pueda trabajar y que se puedan completar para acercarnos al objetivo. Para conseguirlo les enseño un método divertido y eficaz para descomponer un objetivo en tareas. Es una técnica de juegos de rol usando la imaginación que voy a comentaros a continuación.

Iniciando el proceso desde el objetivo

La idea es que con nuestra imaginación debemos ponernos en la piel de un jefe de departamento egoísta y caradura, que tiene varios equipos de muchas personas a su disposición. Nosotros en nuestro role de gran jefe no queremos realizar ninguna acción, si no que las tareas las deberán realizar los diferentes equipos por su cuenta, sin que nosotros tengamos que intervenir absolutamente para nada.

Con esta mentalidad, vamos construyendo una lista con las tareas u objetivos que pensamos asignar a cada equipo. Da igual lo compleja que sea o lo irrealizable que parezca. Lo importante es que cada tarea sea independiente de las otras y que si todos los equipos hacen su trabajo correctamente nuestro objetivo inicial estará cubierto.

La manera en que cada equipo consiga cumplir su trabajo es su propio problema. No debemos preocuparnos de eso ahora. Se supone que cada equipo es capaz de realizar cualquier tarea que se le asigne.

Construyendo la lista de tareas concretas

Una vez que tenemos la lista de tareas, es la hora de bajar mentalmente un nivel en la jerarquía. Vamos a ir recorriendo cada tarea e imaginarnos en la piel del jefe de departamento que recibe la orden de realizar esa tarea, y realizamos el mismo ejercicio. Nos imaginamos que tenemos varios sub-equipos de personas y que les podemos asignar a cada uno una tarea diferente. Todas esas tareas las vamos apuntando en forma de árbol, construyendo una descomposición tipo “top-down” de tareas de manera recursiva, hasta que llegemos a un nivel en el que sea una tarea que le pudieramos encargar a una persona. Dependiendo de la complejidad necesitaremos más o menos niveles en cada rama de la jerarquía.

Lo gracioso, es que aunque seas egoísta, ese equipo de gente a la que vas a delegar la tarea no existe… posiblemente al final seas tú mismo quien tenga que resolverlo todo.

Trucos

Hay preguntas que nos pueden ayudar en este ejercicio de imaginación. Por ejemplo, cuando trato con los estudiantes les suelo decir… “Imagina que contratamos otro grupo de estudiantes y te ponemos como su jefe… ¿Qué les pedirías que hicieran?”.

Por otro lado, en el mundo profesional puedes conseguir que alguien te ayude si le planteas preguntas del estilo… «“Imagina que tienes un equipo de programadores en Singapur, otro en la India y otro en Brasil listos para trabajar en la tarea que tú les mandes. ¿Qué les diríamos que tienen que conseguir?”.

Conclusión

Con este ejercicio podemos descomponer cualquier objetivo por grande que sea en tareas manejables, que luego podemos priorizar y planificar. Al final lo podremos plasmar en una lista de tareas, o un diagrama de Gantt o en tarjetas kanban, y siempre estaremos seguros de que cada tarea tiene un motivo para realizarse, y que contribuye de alguna manera a la consecución del objetivo inicial.

La última vez que te asignaron un objetivo, ¿te costó transformarlo en tareas reales? Para la siguiente vez aquí tienes un método que te puede ayudar.